Belege versenden via Workflow funktioniert nicht mehr

[Toschy]

Hallo Forum.

Seit anfang dieser Woche lassen sich die Belege nicht mehr versenden. Hat sich etwas geändert? Ich habe an den Einstellungen nichts verstellt.

Wie bekomme ich das Problem gelöst?

Meine Vario Version ist 8.6.18.10 

Ich habe die selben Einstellungen auf einer Vario Free Version getestet, da läuft alles wunderbar. Scheint also nicht an dem Email Server zu liegen.

Wer kann helfen?

Vielen Dank im Voraus.

 

13.11.2025 14:30:26 Workflows werden ermittelt...
13.11.2025 14:30:26 Workflow "Email Rechnung" (48) wird geprüft...
13.11.2025 14:30:26  -> Bedingungen erfüllt für Beleg-ID: 94973. Aktionen ausführen..
13.11.2025 14:30:26 Aktionen ausführen (ID 48)
13.11.2025 14:30:26 Versende Beleg-Mail Rechnung 40046095 für Ihren Einkauf bei ..............(ID 137)
13.11.2025 14:30:29 Es trat ein Problem beim Versenden des Mails auf.
Originalmeldung: Problem bei Belegdruck von Belegschlüssel "050040046095"
SMTP server error occurred: 5.7.1 <....................>: Relay access denied

 

[Ralf Marx]

Hallo Toschy,

da muss sich etwas geändert haben.

Das heißt: Der SMTP-Server weigert sich, die Mail weiterzuleiten. Typische Ursachen:

1. Keine oder falsche Authentifizierung

   • In den VARIO Parametern--> Benutzer --> Kommunikation ist ggf. kein Benutzer/Passwort hinterlegt oder falsch.

   • Manche Provider erlauben ohne Login nur Mails an die eigene Domain, alles andere führt zu „Relay access denied“.

[Toschy]

Hallo Herr Marx,

an den Einstellungen habe ich nichts geändert. Die Eingaben Server, Benutzer, Passwort etc. ist immer noch hinterlegt.

Sowohl bei SMTP- Einstellungen als auch bei SMTP- Einstellungen für Systembenutzer.

[Toschy]

Ich habe heute vorsichtshalber beim Email Betreiber nachgefragt. Dort hat sich ebenfalls nichts geändert.

Muss etwas mit der Vario-Software zusammen hängen.

Die unter SMTP-Einstellungen und SMTP- Einstellungen für Systembenutzer sind korrekt hinterlegt.

Test-Email wird erfolgreich versendet.

***********

Antwort vom Provider: Die Fehlermeldung und auch unser Protokoll sagen aus, dass versucht wird eine Mail zu senden, ohne sich dabei am SMTP-Server anzumelden. Es fehlt hierbei die SMTP Authentifizierung. Sie sollten den Hersteller der Software dahingehend befragen.

***********

Was kann ich noch versuchen?

Bearbeitet 27. November 2025 von Toschy

[Bernartz]

Wie wäre es denn, wenn mal der Mail-Provider genannt würde?

Dann könnte man zumindest prüfen ob die SMTP Einstellungen überhaupt passen (Sicherheit, Port Identifikation)

[Toschy]

Der Mail-Provider ist webmail all inkl.com

[Bernartz]

Hm dann sagt Copilot:

To configure the SMTP server for All-Inkl, use the following settings:

• Outgoing Mail Server (SMTP): smtp.<Your-Login>.kasserver.com
• Port: 465 (SSL/TLS). 
   

  Port und Sicherheit wären dann nicht korrekt gesetzt, Versuch wäre es wert

[Toschy]

Habe ich bereits ausprobiert. Funktioniert leider auch nicht. Die Testmail kommt bei mir an, aber es wird kein Beleg an den Kunden versendet.

Das merkwürdige ist aber, ich habe an den Einstellungen in den Parametern nicht rumgestellt und auf einmal werden die Belege nicht mehr versendet. Vorher hat alles wunderbar funktioniert.

Bearbeitet 28. November 2025 von Toschy

[Toschy]

Hallo Vario,

ich bitte um Hilfe.

Der Email-Provider verweist mich zum Wawi-Betreiber.

Was hat sich bei euch geändert, dass die Belege nicht mehr erfolgreich versendet werden? Hat es etwas mit dem letzten Update zu tun?

Gruß

[Ralf Marx]

Hallo Toschy,

also, zunächst habe ich Ihnen noch mal das aktuelle Vario Update abgelegt. Dieses bitte einspielen. Auch wenn ich nach wie vor der Meinung bin, dass das nichts mit der Vario zu tun hat. Ich habe auch einen SMTP Zugang und der funktioniert einwandfrei mit der Vario.
Im Netz finde ich den Hinweis auf Spamfilter und Mailregeln richtig einrichten.

Außerdem ist hier immer noch die Frage, ob Sie vorher etwa Port usw. genutzt haben, der abgeschaltet wurde. Somit wäre die Fehlermeldung nachvollziehbar.
 

[Toschy]

Hallo Herr Marx,

vielen Dank für Ihre Antwort.

Sämtliche Emails die ich über Thunderbird versende, gehen ohne Probleme raus.

Ich habe auch unter Eingabeaufforderung folgenden Schnelltest durchgeführt.

openssl s_client -connect w00*****.kasserver.com:465

Funktioniert. Keinerlei Fehlermeldung.

Die Test-Email wird versendet und kommt auch an.

Kann es vielleicht am Worker liegen?

 

[Ralf Marx]

Hallo Toschy,
das alles ist Glaskugelleserei. Ich kann Ihnen momentan nicht sagen, warum das bei Ihnen nicht funktioniert.
Laden Sie mir mal bitte eine Datensicherung hoch. Ich schaue mir das dann an. Bitte kurz schreiben, wenn die hochgeladen ist.

Was ich gerade noch sehe. Haben Sie denn auch die SMTP Zugangsdaten beim Systembenutzer in den Parametern gesetzt?

Der Worker versendet die Mails über den System Benutzer.

[Toschy]

Eine DASI ist abgelegt. Ja, die Zugangsdaten beim Systembenutzer sind und waren eingetragen.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Bearbeitet 11. Dezember 2025 von Toschy

[Ralf Marx]

Problem gefunden. Wenn Sie mal in den Workflow für den Rechnungsversand schauen, dann ist unter Aktion, SMTP-Daten von Filiale 1 eingetragen.
Somit werden die SMTP Zugangsdaten aus der Filiale 1 gezogen und die sind schlichtweg falsch. Da stimmt der Port nicht und es ist keine Verschlüsselung eingestellt.
Also über die 1.7.1 Filialverwaltung die Filiale 1 raussuchen und dort unter dem Reiter Mailing die Daten korrigieren.

 

[Toschy]

Habe die Felder leer gemacht. Leider keine Veränderung. Fehlermeldung bleibt bestehen. Test-Email kommt bei mir an.

[Ralf Marx]

Und auch alles danach noch mal neu gestartet ?

[Toschy]

Ich habe die Vario neu gestartet. Ja.

Wenn ich den Worker teste, erhalte ich folgende Meldung:

 

Sind nur 2 grüne Haken. 

[Ralf Marx]

Also bei mir geht das einwandfrei. Die Mail ist auch wie unterhalb angegeben an unsere Mail Adresse angekommen.

Ich glaube eher, dass da was bei Ihnen intern ist. Firewall ......

[Ralf Marx]

Was ich gerade noch gesehen habe. Ich hatte Ihnen ein aktuelles Update abgelegt. Sie setzen noch die 8.6.19 ein. Bitte das Update einspielen.
PS: zusätzlich einmal prüfen, ob die von Ihnen gesendeten Belege im Spamordner bei Ihrem Anbieter gelandet sind.

[Toschy]

Hallo Herr Marx,

tausend Dank für Ihre Unterstützung!!!

Folgendes habe ich inzwischen ausprobiert:

Windows Firewall deaktiviert -> Belege versendet -> Meldung "Relay access denied" bleibt bestehen.

Eine andere Internet Verbindung (Hotspot Mobiltelefon), um den Router ausschliessen zu können -> Meldung "Relay access denied" bleibt bestehen.

Das Update aufgespielt -> Meldung "Relay access denied" bleibt bestehen.

Der Worker hat in allen Fällen immer nur 2 grüne Haken.

Die Testemail kommt immer an.

Was kann ich noch ausprobieren?

[Ralf Marx]

Ich gehe mal davon aus, dass Sie das ganze auf einem Server ausführen.
Was ist, wenn Sie den Worker einmal auf Ihrem Arbeitsplatz oder einem anderen Arbeitsplatz laufen lassen.

In dem Workflow die Filiale 1 wieder hinterlegen und dort dann noch den Port auf 465 und SSL, SMTP Identifikation EHLO einstellen.
Damit dann noch mal probieren.

[Toschy]

Es ist eine Arbeitsplatzinstallation. Bereits auf 2 Rechnern ausprobiert. Beide zeigen den selben Fehler an. 

vor 22 Minuten schrieb Ralf Marx:

In dem Workflow die Filiale 1 wieder hinterlegen und dort dann noch den Port auf 465 und SSL, SMTP Identifikation EHLO einstellen.

Kein Erfolg

Jetzt bekomme ich folgende Meldung

[Ralf Marx]

Das kommt bestimmt von dem abweichenden Belegreport. Den mal rauswerfen. Und die Filiale über die drei Punkte auswählen nicht einfach eintragen.

[Toschy]

Gibt es einen Debug Modus? Falls ja, wo finde ich den?

[Ralf Marx]

Den gibt es in dem Bereich nicht. Es gibt hier nur die 9.2.4 Warteschlangeneinträge.
Bitte einmal auf Windows Updates überprüfen. Wenn alle Updates durchgeführt sind, Rechner neu starten.