Nach Rechnungsdruck Beleg automatisch als PDF in einen Ordner speichern

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Hallo Zusammen,

wir möchten gern die Rechnungsbelege nachdem diese gedruckt wurden,

automatisch als PDF Datei in einen definierten Ordner ablegen.

 

Alternative wäre die Rechnungsbelege am Ende eines Monats automatisch als PDF Stapeldruck in einen definierten Ordner abzulegen.

 

Vielleicht hat ja jemand einen Vorschlag, wie man das bewältigen könnte 

 

Gruß Michael

[Ralf Marx]

Hallo Michael,

das kann man über den Stapelbeleg Nachdruck machen. Im Beleg einfach auf den Reiter Ausgaben wechseln. Danach auf den kleinen Haken nach unten bei Drucken, Stapelbeleg Nachdruck auswählen. In dem aufgehenden Fenster dann entsprechende Einstellungen vornehmen, wie z.B. Rechnung anhaken, Datum von bis einstellen und unterhalb auf PDF Druck einstellen. Nach bestätigen mit OK geht ein Fenster auf und dort kann dann ausgewählt werden, in welchen Ordner die Daten ausgespielt werden sollen.

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Hallo Ralf,
vielen Dank für Dein Feedback  

Diese Funktion ist uns bekannt gewesen.

Es geht hier aber um die "Automatische" PDF Ablage in ein Verzeichnis,

die beim Druck des Belegs ausgelöst werden soll.

Die manuelle Stapelverarbeitung ist hier leider nicht zielführend...

 

Gruß Michael

[A.Froehling]

Hi,

 

Ist ein Druckerserver vorhanden oder handelt es sich um einzelne Clients?
Ich könnte mir vorstellen, dass man sich z.B. eine Abfrage der Druckerqueue programmieren könnte. Und diese als PDF dann ablegt, wenn gewisse Parameter stimmen.

(inwiefern das möglich ist zu selektieren weiß ich jedoch nicht, müsste man sich genauer ansehen)

Ist natürlich keine Standardlösung, aber wäre mein Ansatz um das ganze zu lösen, wenn eine Stapelverarbeitung nicht in Frage kommt.

Vielleicht hilft ja der Ansatz

 

Grüße

Alex

[ss24]

Servus, so was kann man sehr leicht mit Workflow erstellt werden.

"Beleg als PDF auf Festplatte speichern"

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Hi ss24,
wie müsste der eingerichtet werden...

Haben noch wenig Erfahrung mit Workflows 

Gruß Michael

Bearbeitet 14. Dezember 2022 von Space

[A. Babayigit]

Hi Michael,

wie bereits erwähnt, kann man dies über Workflows abbilden.

Bitte vorher einmal gegenprüfen, ob bei Ihnen das Workflow-Modul zur Verfügung steht:

 

Anbei bspw. die Vorgehensweise:

1.       Menüpunkt 9.2.3 aufrufen

 

2.       Dem Workflow einem Namen vergeben (nach Wunsch – eindeutige Bezeichnung für Wiedererkennungswert)

 

3.       Bereich und Typ auswählen (bei Bedarf kann dies nach Wunsch angepasst werden

 

4.       Reiter Zeitplan u. Bedingungen können bei Bedarf erweitert werden – falls aber alle Rechnungen gespeichert werden sollen, unabhängig von einer Bedingung oder Uhrzeit, würde ich die beiden Reiter überspringen.

 

5.       Zu guter Letzt, muss noch die Funktion ausgewählt werden, welche ausgeführt werden soll.

 

Im Anschluss den Pfad hinterlegen, falls notwendig einen abw. Belegreport hinterlegen und bei Bedarf den Dateinamen bearbeiten – bei den geschweiften Klammern handelt es sich um Platzhalter.

 

Anbei ein recht ausführlicher Beitrag zum Thema Workflows aus unserem Handbuch:

https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/workflow#Workflow

 

Gruß

A. Babayigit

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Hallo Babayigit,
vielen dank für den Workarount 

Bei mir ist jedoch die Auswahl "Beleg als PDF auf Festplatte speichern" leider nicht vorhanden...

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Gibt es einen Grund warum ich diese Option nicht habe oder sehen kann...

[A. Babayigit]

Hi Michael,

die Funktion ist nur ersichtlich, sofern Sie über das Workflow-Modul verfügen:

Daher zuvor auch die Bitte, einmal zu prüfen, ob bei Ihnen unter den Modulen bei den Workflows ein Haken gesetzt ist.

 

Gruß

A. Babayigit

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Hi Babayigit,

das Workflow Modul scheint wohl vorhanden zu sein 

Leider sehe ich nur das...

LG Michael

 

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Hi,

hat sich erledigt 

Habe die Vario auf die Version 8.4.32.19.57048 geupdatet

und jetzt ist die Funktion sogar mehrfach vorhanden 

Danke und Gruß

Michael

 

[A. Babayigit]

Hi Michael,

interessant, aber freut mich, dass es nun funktioniert.

Gruß

A. Babayigit